Optimiser son agenda

Si nous avons tous nos modes de fonctionnement propres liés à notre personnalité et souvent hérités de notre histoire personnelle, il existe cependant certaines règles éprouvées et reconnues par le monde professionnel qui favorisent une meilleure efficacité.
 

Identifier son mode de fonctionnement

En premier lieu, il paraît opportun de dresser un bilan relatif à notre mode de fonctionnement. En effet, face à une tâche à effectuer ou une échéance à honorer, nous mettons tous en jeu des modes de fonctionnement différents. Pour prétendre à une amélioration, il convient d'identifier nos points forts et nos points faibles. Ainsi, il nous sera possible de prendre conscience des habitudes qui génèrent un gaspillage de temps, qui nous font repousser à plus tard l'inévitable ou qui, en général, se soldent par un manque d'efficacité sinon de résultat. Pour autant, nul n'est identique et chacun est en droit d'exprimer les traits de sa personnalité si tant est que ceux-ci n'entravent pas les objectifs que l'on s'assigne.
 

Définir les priorités

Toute gestion efficace du temps exige une définition claire des priorités. Pour y procéder, il est essentiel de lister l'ensemble des tâches à accomplir accompagnées de leur délai de livraison. Ensuite, il convient de planifier judicieusement les affaires à traiter en fonction de leur degré d'importance et de les planifier en fonction du temps qu'elles semblent requérir, tout en gardant à l'esprit cette idée de Parkinson: "plus on dispose de temps pour faire un travail, plus ce travail prend de temps", à savoir, quoi qu'il arrive, le temps sera utilisé même si en réalité une durée inférieure aurait pu suffire.
 

Développer une relation saine avec le temps

De façon général, il faut songer à incorporer dans l'agenda des temps de détente et de convivialité qui permettent de prendre du recul et de se ressourcer et des plages horaires inoccupées pour laisser place à l'inattendu. En outre, une bonne connaissance de nos cycles d'efficacité personnelle (le matin dans tel créneau horaire, ou plutôt en fin d'après midi, par exemple) permet de réserver les tâches plus compliquées à ces créneaux et de laisser le travail moins exigeant aux moments où nous nous sentons moins performants (après le déjeuner, par exemple). Au cours de la journée, il est intéressant de jouer sur l'alternance des phases actives (rendez-vous, réunions...) et des phases plus calmes (travail de réflexion...) tout en regroupant un tant soit peu les activités de même nature (appels téléphoniques, par exemple) ce qui assure une meilleure efficacité.